Souvent bruyant et inconfortable, le traditionnel open space fait peser des risques sur la santé psychique et physique des salariés. D'où l'évolution vers le flex office, qui vise à améliorer le confort acoustique, thermique et visuel, tout en optimisant les coûts. Mais ce concept séduit autant qu’il suscite la polémique.
Depuis les années 1990, la plupart des entreprises ont économisé des mètres carrés de surface locative en remplaçant les bureaux individuels par des espaces de travail ouverts, faisant ainsi cohabiter sur un même plateau des dizaines voire des centaines de collaborateurs. Or, au lieu de développer la collaboration entre salariés, ce type d’aménagement est surtout devenu source de stress et de tensions.
Un malaise lié notamment à un éclairage inadapté, un mauvais confort thermique et surtout un niveau sonore élevé. Résultat : 49% des Français affirment ne pas pouvoir se concentrer facilement au travail, constate l’étude Steelcase/Ipsos « Global Workplace Report » de 2017.
Après l’open space, place au flex office
Si l’open space est susceptible de générer du stress et des risques psychosociaux (RPS), il paraît difficile de revenir aux bureaux individuels qui ne facilitent pas le travail collectif. La tendance actuelle consiste à rechercher un juste équilibre entre espaces privatifs et ouverts. Une logique à laquelle tente de répondre le flex office, un nouveau type d’aménagement qui se caractérise, notamment, par le fait que les salariés n’ont plus de bureau attitré.
En contre-partie, ils disposent d’une palette de lieux adaptés à leurs différents besoins. Par exemple des open spaces plus petits qui préservent le silence, des alcôves individuelles où se concentrer ou encore des bulles feutrées pour téléphoner à l’abri des oreilles indiscrètes. Tandis que ceux qui ont besoin d’interagir avec d’autres collègues disposent de salles de réunion pourvues de chaises et tables hautes, de sièges assis-debout ou de canapés.
Réduire de 30% le nombre de postes de travail
« A ces espaces de travail s’ajoutent des coins café, des salles de détente et autres lieux ludiques qui améliorent la convivialité et la qualité de vie au travail », indique Serena Borghero, consultante chez Steelcase, fournisseur de mobiliers de bureau.
Pour que ce type d’aménagement n’augmente pas les coûts, le flex office passe par la réorganisation des espaces et par la réduction du nombre de postes de travail disponibles. De l’ordre de 30% en général, voire plus ! Cette réduction tient compte du fait qu’une partie des collaborateurs, tels que les commerciaux ou les formateurs, sont régulièrement en déplacement.
Nécessité d’intégrer les salariés en amont des décisions
La perte d’un bureau peut créer une instabilité émotionnelle et physiologique importante chez les salariés. Pour que le flex office soit accepté, il est indispensable d’associer les employés en amont du projet d’aménagement. L’enjeu étant de bien analyser leurs besoins et de prendre en compte la réalité de leur travail dans sa diversité.
Ce qui présuppose, entre autres, que l’entreprise dématérialise ses processus de travail, de sorte que les salariés accèdent à l’information où qu’ils soient, en situation de télétravail ou au bureau. A cet égard, il faut s’assurer que les utilisateurs d’ordinateurs portables puissent se connecter aussi bien dans les espaces bureautiques ouverts ou dans les salles de réunion, que dans les alcôves ou les Work cafés de convivialité.
Le flex office adopté surtout par les groupes du CAC40
Par ailleurs, l’employeur doit s’assurer de l’ergonomie des postes de travail pour qu’ils soient correctement éclairés et aisément adaptables en hauteur à la taille des salariés. De quoi limiter les risques de douleurs dorso-lombaires et autres troubles musculosquelettiques (TMS). A ce jour, selon une étude menée par Jones Lang LaSalle (JLL), spécialiste du conseil en immobilier d’entreprise, le flex office concerne essentiellement les salariés travaillant dans les grands groupes du CAC40.
Mais il est appelé à rapidement se démocratiser dans les entreprises de taille plus réduite. A condition de concilier les besoins de l’entreprise et ceux de ses collaborateurs. Une tendance évidemment pressentie par les fabricants de mobilier de bureau, comme Manutan qui propose des meubles dédiés au flex office.
Les alcôves préservent l’intimité des conversations. © Manutan
2 commentaires
Dany GABORIEAU
- il y a 4 annéesTrès bon article,
Le bruit au travail est effectivement un fléau. Nous en conviendrons, de nombreuses études ont prouvées ce constat
En complément, je dirais qu’utiliser des panneaux acoustiques est aujourd’hui quasi-indispensable en open-space.
Intégrer les salariés dans les décisions semblent une très belle avancée.
Pons Stéphane
- il y a 3 annéesTrès intéressant
Avec le temps, les immenses et rédhibitoires défauts de l’Open Space se sont imposés à tous y compris au management ou à l’encadrement supérieur (bruit, non confidentialité, éléments perturbants, concentration difficile, attitudes négatives ou agressives -bref, très invivable humainement).
Croire que les solutions Flex sont la panacée est illusoire. Un salarié concentré n’est pas en permanence en train de se balader d’un endroit à l’autre de son espace de travail pour vaquer d’une « distraction » à un échange professionnel constructif ! Nous restons aussi des animaux territoriaux, nier cet état de fait entraînera d’autres défauts et « mal être » au travail très rapidement.
Il faut tout simplement repenser la taille des bureaux d’équipes ou de projets et rester sur des surfaces fermées et moyennes où chacun peut se « situer » dans un espace connu !
Mais évidemment, cela revient plus cher (quoique) en termes de surfaces (après si l’on fait le bilan réel du Flex et du turn over imprévu, des arrêts maladies, renoncements et cie sur le moyen terme… Ben euh ce n’est plus si rentable totu d’un coup) !