La dématérialisation du Document unique promet de se généraliser

Pour bon nombre d'entreprises, le Document unique d'évaluation des risques va passer du format papier à la dématérialisation. À la grande satisfaction des éditeurs.

Alors que 30 % à 40 % d’entreprises françaises ne disposent pas encore de document unique d’évaluation des risques professionnels (Duerp), la parution du décret n° 2022-395 du 18 mars dernier en rend la dématérialisation inévitable pour celles qui le gèrent sur format papier. Rappelons que ce texte vient en application de la loi Santé au travail du 2 août 2021. Entrée en vigueur depuis le 31 mars, celle-ci renforce le rôle du Duerp et du Comité social et économique (CSE) en matière de prévention en santé au travail. Notons que cette instance est obligatoire dans les entreprises d’au moins 11 salariés. Le dirigeant doit présenter au CSE la liste des actions de prévention des risques consignées dans le Duerp ainsi que les résultats obtenus. En outre, le législateur impose que les versions successives du document unique soient conservées sur 40 ans afin d’assurer une traçabilité des risques !

Le CSE doit apporter sa contribution au document unique

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le rôle du CSE est davantage renforcé. Il est non seulement consulté sur le document unique et sur ses mises à jour mais il doit aussi apporter sa contribution à l’évaluation des risques. Par ailleurs, le législateur impose à ces entreprises la tenue d’un Programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail (Papripact). Hier obligatoire aux seules entreprises de plus de 300 salariés, celui-ci fixe les mesures devant être prises au cours de l’année à venir et leurs objectifs.

Dépôt du document unique sur un portail dématérialisé en 2023

Pour chacune d’entre elles, doivent être définies les conditions d’exécution, l’estimation de son coût et les ressources susceptibles d’être mobilisées. Sans oublier le calendrier de mise en œuvre. Autant d’obligations qui réclament, pour des raisons de praticité évidente, que le document unique soit accessible et partageable en ligne. Et ce, d’autant plus que dès le 1^er juillet 2023, les entreprises de 150 salariés et plus devront déposer leur Duerp sur un portail dématérialisé. Tandis que dès le 1^er juillet 2024, ce sera le tour des entreprises de moins de 150 salariés. Pour l’heure, cette plateforme n’existe pas encore. Mais les éditeurs spécialisés dans les logiciels de gestion du Duerp sont sur le qui-vive. Rappelons que ce type de logiciel permet de créer et gérer son document unique ainsi que le plan de prévention où sont recensées les actions à accomplir. La mise à jour de ce dernier permet d’enrichir automatiquement le Duerp. En outre, des notifications e-mail sont associées afin, par exemple, d’avertir les intéressés sur l’échéance d’une action à accomplir ou encore sur le retard pris sur le planning.

Logiciel dédié aux TPE

Parmi les acteurs de ce marché, citons Evarisk qui développe le logiciel Open source Digirisk, Gammasoftware avec Winlassie ou encore Knowllence avec TDC Sécurité. Sans oublier Aléa Prévention qui recense avec sa plateforme DUERP plus de 4 500 utilisateurs aussi bien dans les TPE-PME que dans les grands groupes. Dont Docapost, Gozoki, In’Li, Manpower et Natixis. « Deux tiers de nos utilisateurs sont des entreprises de plus de 50 salariés et le tiers ont moins de 50 salariés », fait savoir Pascal Provo, le président de l’entreprise basée à Champs-sur-Marne (Seine-et-Marne). La solution Riskoo dédiée aux entreprises de plus de 50 salariés vient d’être mise à jour par l’éditeur qui y a travaillé avec plus de 20 clients en co-construction. Celle-ci comprend notamment le fameux Papripact. Enfin, les utilisateurs disposent de tableaux de bord, d’un reporting consolidé ainsi qu’une gestion multi-sites. Pour conquérir le marché des TPE, Aléa Prévention a lancé en fin 2021 une nouvelle plateforme d’e-commerce dédiée aux TPE et accessible sur l’adresse tpe.duerp.com. Disponible en mode Saas, celle-ci permet de créer son Duerp qui sera sauvegardé pendant 40 ans. Concrètement, il suffit de sélectionner un des 150 modèles de Duerp métiers déjà listés. « À chacun d’eux sont associés des situations de travail, des dangers, des mesures de prévention et des risques pré-cotés sur la base des statistiques de sinistralité délivrées par Ameli », explique Pascal Provo qui a travaillé avec certaines branches professionnelles telles que l’Union des métiers et des industries de l’hôtellerie. À noter, l’entreprise peut solliciter l’intervention en ligne ou en présentiel d’un consultant ou d’un expert en prévention appartenant au Cercle national de préventeurs animé par l’éditeur.

Offre destinée aux entreprises du BTP

En matière de logiciel d’évaluation des risques et de gestion du Duerp, certains organismes proposent aussi des solutions. À l’instar de l’Organisme professionnel de prévention du bâtiment et des travaux publics (OPPBTP) avec Mondocunique (NDRL Mon Doc Unique). Initialement lancé en 2012, ce logiciel recense aujourd’hui une vingtaine de métiers du bâtiment et des travaux publics en y associant les situations de travail, les risques et les actions de prévention. À charge pour l’entreprise de cocher celles qui lui correspondent et d’évaluer le niveau de prévention des risques déjà mis en place. Un préalable nécessaire pour définir ensuite les actions à lancer et leur priorité. Les résultats sont ensuite transposés dans le document unique qu’il suffira d’éditer en un clic. À l’instar de la plupart des logiciels du marché, cette solution est personnalisable à souhait. « Les utilisateurs peuvent y ajouter de nouveaux risques ou de nouvelles actions sachant que nous menons une veille régulière sur ces sujets », fait valoir Eric Crémades, chef de projet et de l’offre de service aux entreprises à l’OPPBTP. En 2018, l’organisme à lancé une version dédiée aux TPE, disponible sous l’appellation Mondocunique Prem’s. Cet outil disponible aussi sur PreventionBTP.fr recense vingt-deux métiers auxquels sont associés sept risques. Lesquels se déclinent en trois actions. Ce qui permet à la TPE de gérer le Duerp ainsi que le plan d’action et de s’inscrire dans un parcours d’accompagnement. Cette démarche séduit les TPE sachant que la solution gagne chaque année 6 à 10 % de nouveaux utilisateurs.

Éliane Kan

Avis d’expert

Vincent Giraudeaux, président de la Fédération des acteurs de la prévention (FAP) et président fondateur du cabinet conseil Yseis.

« La plupart des logiciels du marché permettent de faire un document unique en quatre clics. Le risque, c’est que les entreprises s’en contentent et n’entament pas une vraie démarche de prévention. Par ailleurs, les logiciels proposent une grande exhaustivité en matière de risques associés à une cotation. Or cela ne sert à rien. Chaque chef d’entreprise connaît ses risques majeurs. Ce qu’il faut, c’est les accompagner dans leur traitement. En outre, mieux vaut choisir une solution personnalisable afin qu’elle corresponde à la culture de l’entreprise et à la typologie de ses risques. La plupart des grandes entreprises ont d’ailleurs développé leur propre application. Enfin, pour celles qui souhaitent digitaliser leur document unique, je leur conseille d’observer leur processus et leurs environnements de travail sans oublier d’associer le maximum de salariés à la démarche. Enfin, le fait d’associer un délai de réalisation des mesures et un coût vat permettre aux entreprises de mieux planifier cette prévention. »