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Soigner l’accueil des nouvelles recrues, c’est favoriser la qualité de vie au travail grâce à une meilleure intégration mais aussi valoriser l’investissement dans le recrutement. L’Onboarding est un processus RH formel de qualité de vie au travail qui doit commencer dès le premier jour.
L’Onboarding réclame un processus très formel d’intégration des nouvelles recrues. © Pixabay
Avant trois mois, 20 % des salariés rompent les liens avec l’entreprise qui vient de les embaucher, dont 4 % dès le premier jour, rapporte le cabinet de recrutement Welcome to the jungle. D’après la Dares, le service de statistiques du ministère chargé de l’Économie et des Finances, 80 % des 15-34 ans en CDI quittent leur emploi avant un an. Principale raison : les employeurs ratent leur Onboarding, à savoir l’accueil des nouvelles recrues. Bureau vide, manager absent, ordinateur verrouillé, collègues peu causants… l’entrée en scène des Newbies fait souvent flop. Pour preuve, à peine 35 % des entreprises formalisent leur processus d’accueil et d’intégration. Compte tenu du coût du recrutement, le manque d’investissement dans l’accueil se paie cher. Surtout sur les métiers en tension. A contrario, les chances pour qu’un salarié reste au moins trois ans dans l’entreprise bondissent à 69 % lorsque l’expérience d’intégration est réussie, relate l’enquête 2016-2018 State of Employee Engagement d’OfficeVibe.
Casser la glace et commencer à tisser des liens
« L’Onboarding commence dès la phase de recrutement et, le jour de l’intégration, l’entreprise doit absolument tenir ses promesses », explique Margaux François, facilitatrice de croissance chez VeryUp, une agence lyonnaise d’innovation pédagogique. Le minimum, c’est d’accueillir les nouvelles recrues dès l’entrée des locaux, réaliser leur photo corporate pour le badge de contrôle d’accès et la carte cantine, fournir un bureau disponible et des équipements opérationnels. Sans omettre d’organiser la visite des lieux ni d’indiquer les consignes de sécurité en cas d’incendie ou d’attaque terroriste. Et d’en profiter pour présenter les interlocuteurs avec lesquels elles seront en interaction. Objectif : faire comprendre qui est qui dans leur organisation du travail et qui elles pourront solliciter dans leur entourage. « L’équipe a intérêt à prévoir un déjeuner avec le manager et les collègues proches afin de casser la glace, se présenter les uns les autres et commencer à tisser des liens, poursuit Margaux François. Le manager sera l’organisateur de cette première journée et le mentor de la période d’intégration. »
Prévenir le stress en comblant les zones d’ombre
Dans certaines organisations la phase d’intégration peut être relativement longue. « Chez nous, elle dure systématiquement trois semaines », indique Pierre Cathelin, cofondateur de Hubvisory, une agence parisienne de conseil en conception de produits digitaux innovants avec des méthodes agiles. Pendant les deux premiers jours, les nouveaux embauchés, essentiellement des profils école d’ingénieur et école de commerce, sont immergés dans la stratégie et la vision de la société, ses valeurs, son histoire, les gens qui la forment, la découverte des outils et des modes de communication interne, les aspects administratifs… Puis vient une formation d’une dizaine de jours qui mêle théorie et pratique sur les métiers. « Nous organisons des ateliers de simulation sur des cas clients qui reviennent souvent, reprend Pierre Cathelin. L’idée, c’est de préparer les apprentis consultants pour qu’ils soient très a l’aise au moment de démarrer leurs missions réelles. » Au cours de cette formation, sont régulièrement organisées des sessions où, en une heure, des consultants senior font part de leurs retours d’expérience pendant vingt minutes. Il s’en suit une séance de questions- réponses de 40 minutes. Durant les deux ou trois derniers jours d’intégration, les consultants novices sont lâchés en autonomie pour mettre en pratique ce qu’ils ont appris. De quoi prévenir le stress en comblant les zones d’ombre.
Gamifier le kit d’intégration
Autre point à soigner, le « kit d’intégration ». Outre les goodies (sac, stylos, mugs), celui-ci comprend en général un document avec tous les liens utiles vers les ressources de l’intranet : l’organigramme, les contacts utiles, le portail RH, la charte éthique de l’entreprise, les consignes en matière de sécurité et santé au travail… Voire un lexique du jargon maison avec le développé de tous les sigles. Pour sa part, VeryUp organise pour ses clients des Escape Game d’intégration par groupes de six personnes afin de rendre l’intégration plus « sexy ». Une idée à creuser.
Erick Haehnsen
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