La gestion de clés | Pour une négligence zéro

Organiser, sécuriser un accès et tracer les mouvements : telles sont les vertus des systèmes de gestion de clés. Le point sur des équipements qui, une fois adoptés, se révèlent vite incontournables.

20-22 septembre | Paris-Porte de Versailles | Salon APS 2011
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A un moment ou à un autre, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’une collectivité, ou tout simplement d’un domicile, la question des clés et de leur appartenance finit par poser problème. Qui ne s’est pas déjà trouvé démuni devant une porte fermée à double tour ? N’a pas emprunté le bon jeu de clés ? Egaré un trousseau ? Dès lors qu’une clé est partagée par plusieurs individus, on en arrive vite à des situations d’organisation complexes. Plusieurs questions se posent d’emblée : pour un utilisateur, comment disposer de la bonne clé au bon moment ? Pour un administrateur, comment faire pour gérer les autorisations et limiter les pertes de clés ? D’où la nécessité de rationnaliser les usages des clés pour en maîtriser les mouvements, s’assurer qu’elles sont utilisées par les individus autorisés. « L’idée première d’une armoire à clés, résume Pascal Lenglart (Alcea), c’est de trouver les clés dont on a besoin, à l’endroit où on en a besoin. Voilà déjà une réponse à une multitude de problématiques au quotidien. » Les solutions d’armoires et de tableaux à clés n’ont pas que l’avantage de la simplicité. Elles se révèlent également sources de gain de temps comme d’économies. Et plus encore, pour peu qu’on en mesure tous les bénéfices en matière d’organisation, de sécurisation, mais aussi de responsabilisation des utilisateurs. « Cette notion émerge de toutes les applications de gestion des clés, souligne Gauthier Cambien (Taneos, distributeur des produits Ecos Systems). Dès qu’un individu laisse une trace de l’utilisation d’une clé, il est d’autant plus incité à faire attention, à respecter les biens d’une entreprise et bien sûr, à ne pas perdre son trousseau. » Vu sous cet angle, une armoire à clés est un équipement qu’on imagine volontiers prioritaire pour toute entreprise ou collectivité. Et pourtant, la notoriété des systèmes de gestion de clés ne semble pas encore tout à fait à la hauteur des services qu’ils sont capables de rendre…

Des potentiels insoupçonnés

Pour les bureaux, les véhicules, les salles de réunions, les locaux techniques. Les applications de gestion de clés sont potentiellement illimitées. Et le marché peu évident à décrire, tant les solutions sont modulables en fonction des activités. Et pour cause : selon Daniel Terry (A7 Protection/Gesclés), la perception des potentiels des armoires à clés ne va pas toujours de soi : « Un système de gestion des clés est capable de tout assumer, mais tout le monde ne le perçoit pas… si bien que certains de nos clients, qui utilisent nos produits depuis des années pour une application donnée, ne soupçonnent même pas que le même produit est capable de répondre à leurs besoins dans un autre domaine ! En effet, il s’agit non seulement de maîtriser la circulation des clés… mais encore de tout ce qu’il y a au bout. Des portes, des véhicules, des armes, des PC, des talkies-walkies, des chariots de manutention, des outils d’entretien, etc. C’est un domaine qui, sur le plan organisationnel, couvre un champ d’applications beaucoup plus large que le seul contrôle d’accès. Prenons l’exemple d’une entreprise ou d’une collectivité disposant d’un parc de X véhicules : au lieu de confier ces clés ou de créer des doubles pour tous les utilisateurs, il est beaucoup plus avantageux de regrouper les jeux de clés dans un contenant auquel seuls auront accès les individus autorisés. Une solution de gestion qui, le cas échéant, permettra de faire des réservations, de savoir à tout moment qui a pris telle clé, pour combien de temps, etc. Dans ce cas, la gestion des clés dépasse le champ de la sécurité pour aborder des problématiques d’organisation. »

Le système Alkey (Alcea) : le sans contact au service de la longévité

Solution modulable et évolutive, centralisée ou autonome au choix, la gamme d’armoires électroniques Alkey possède deux caractéristiques qui sont autant d’apports en ergonomie et en longévité des équipements. Précurseur de l’intégration du sans contact à la gestion de clés, Alcea équipe ainsi les armoires Alkey d’un système robuste d’accès aux clés en cas d’usage intensif (plusieurs centaines d’ouvertures par jour). Les porte-clés sont également équipés d’une puce sans contact permettant une reconnaissance automatique des clés et limitant les erreurs de manipulation lors de la restitution. Les armoires Alkey disposent également d’un écran tactile, équipement à la fois ergonomique et plus sécurisant. Devant l’armoire, l’utilisateur dispose ainsi d’un écran large et lisible qui lui permet de choisir dans la base de données les clés auxquelles il a accès. L’identification et l’ouverture de l’armoire s’effectuent par lecture du badge, saisie de code ou via un terminal biométrique. Alkey permet d’assurer la sécurité de chaque clé par verrouillage électronique du porte-clés. En fonction des droits des utilisateurs, seules les clés autorisées sont disponibles, permettant ainsi un contrôle optimum. Chaque individu ayant besoin d’une clé peut donc se présenter sur site, sans intervention humaine extérieure pour prendre ou rendre une clé. Via le logiciel de supervision Alkey, il est possible de piloter de nombreuses armoires de manière centralisée, en gestion multisite. Parmi les fonctionnalités disponibles : visualisation en temps réel de la disponibilité des clés dans chaque armoire, libération des clés à distance, génération d’alarmes en cas d’anomalie, reporting par heure, date, utilisateur, etc. En fonction des volumes de clés à gérer, les armoires Alkey sont disponibles en plusieurs formats, variant de 16 à 192 emplacements.

Un principe, des milliers d’applications

L’horizon est donc vaste, mais tous les systèmes d’armoires à clés du marché fonctionnent selon un même principe : une armoire ou un tableau, dont l’ouverture est asservie à un système d’identification, renferme un certain nombre de clés. Celles-ci sont reliées par un anneau scellé à un porte-clés (nommé « key tag », « peg », cheville ou clavette de rétention selon les appellations), lui-même inséré dans un cylindre de verrouillage sur le panneau de l’armoire ou du tableau. Un porte-clés peut donc être une pièce mécanique de verrouillage pour les systèmes les plus simples, ou équipé d’une puce RFID autorisant une exploitation informatique pour la gestion des autorisations et des mouvements de clés sur des solutions plus complexes. Pour obtenir ses clés, l’utilisateur doit saisir un code, passer un badge ou poser son doigt sur l’interface située en façade ou à côté de l’armoire ou, encore plus simplement, engager une clavette destinée à libérer la clé autorisée. Depuis le premier système lancé par le fabricant américain Morse, il y a environ vingt-cinq ans, les solutions ont, à l’instar du marché de la sécurité électronique, profité des différentes avancées technologiques : RFID, IP, communication à distance sur terminal mobile, etc. Si bien qu’aujourd’hui, tous les types d’équipements cohabitent et suffisent à satisfaire les besoins les plus divers : du boîtier autonome à clé unique, jusqu’à l’armoire programmable en réseau, capable de gérer les mouvements quotidiens de plusieurs centaines de clés. De fait, il existe différents types de fonctionnement, plus ou moins élaborés. Les solutions les plus simples fonctionnent sur la base d’un boîtier renfermant une clé, disponible en échange d’une identification : l’utilisateur obtient sa clé en tapant un code sur un clavier mécanique. C’est le principe du donnant-donnant. Ce type de systèmes indique qu’une clé manque sur un tableau, que tel individu la détient, mais ne fournit pas d’informations sur la durée d’emprunt. Naturellement, plus la solution est élaborée, plus les possibilités sont étendues : moyens d’identification et de sécurisation de l’accès aux clés (clavier codé électronique, badge sans contact, biométrie, etc.), réservations, traçabilité, supervision à distance… Tout est question de besoins : souhaite-t-on uniquement sécuriser l’accès aux clés ? Pouvoir également assurer la traçabilité des clés empruntées ? Bénéficier d’une solution complète de gestion et de planification intégrée à une architecture de contrôle d’accès ?

Avantages à la clé

Les premières solutions de gestion de clés répondaient en priorité à des problématiques de sécurité. Gauthier Cambien : « Il y a quelques années, la demande émanait quasi exclusivement des PC de sécurité des grandes entreprises et administrations. Il y avait un besoin premier de traçabilité, exprimé notamment par les grandes banques, les ministères. L’essentiel des ventes se concentrait donc sur des applications de sécurité. Petit à petit, le marché s’est étendu, les solutions sont devenues plus abordables et ergonomiques pour finalement permettre le développement d’un nombre croissant d’applications. En équipant les services généraux, logistiques, techniques, la gestion des clés a révélé de nombreux bénéfices en matière d’organisation. »

Un système de gestion des clés permet, en effet, de résoudre trois problématiques essentielles, comme le résume Pascal Lenglart : « Premièrement, un système de gestion de clés permet de répondre à la question “Qui peut détenir la clé ?” C’est ici la notion de droits qui rentre en compte et qui permet aux utilisateurs d’accéder à des clés en fonction de leurs autorisations ou restrictions. Les possibilités sont multiples : emprunt de plusieurs clés ou d’une seule clé à la fois, principe du donnant-donnant (échange 1 pour 1), plages horaires, asservissements à un autre moyen de contrôle d’accès (par exemple, interdire la sortie d’un site à un utilisateur qui n’a pas rendu ses clés). Une armoire à clés permet également d’effectuer des réservations. Ensuite, se pose la question “Qui a détenu la clé et à quel moment ?” C’est la notion de traçabilité qui est exploitée, avec, par exemple, une solution automatique capable d’enregistrer tous les mouvements de clés.

Enfin, “Comment limiter la disparition des clés ?” Ici, c’est la notion de responsabilité de l’utilisateur qui est invoquée. On constate, en effet, que la négligence est le facteur le plus important de disparition des clés, bien plus que la malveillance. A partir du moment où les utilisateurs savent que chaque mouvement de clé est enregistré, les pertes diminuent considérablement ! Les applications de ce principe sont nombreuses et conduisent les utilisateurs à prendre des responsabilités en tant que détenteurs nommés et reconnus d’une clé. »

Une application de plus en plus courante : la gestion de véhicules

Les systèmes de gestion de flotte de véhicules (Fleet Management) sont des solutions déjà éprouvées. Avec un système de gestion de clés, il est aussi possible de gérer efficacement un parc de véhicules, tout en y apportant une dimension préventive, comme l’explique Gauthier Cambien (Taneos)

« Chaque conducteur qui utilise un véhicule est ainsi tenu, lors du retour de la clé, de renseigner le kilométrage effectué directement sur l’interface utilisateur de l’armoire. Le logiciel de gestion se charge ensuite de tenir à jour les données concernant l’état du véhicule, ainsi que les révisions à effectuer. De la même façon, un conducteur a la possibilité de signaler d’éventuels défauts techniques observés sur un véhicule. Il suffit de programmer le logiciel pour enregistrer des incidents types (crevaison, feux ou essuie-glace défectueux, etc.). On comprend que les bénéfices d’une telle application sont nombreux, car ils permettent d’éviter la dégradation trop rapide des véhicules, de réaliser des économies substantielles, mais aussi de veiller à la sécurité des conducteurs. En effet, plus les anomalies d’un véhicule sont signalées, plus son utilisation est sûre pour tous les collaborateurs d’une entreprise. »

Ajoutons qu’une solution de gestion de clés fournit également des avantages en matière de confidentialité. À partir du moment où un système permet de superviser les clés et leur attribution, il n’est plus utile de différencier une clé par un porte-clés ou une étiquette : une clé reste un objet lambda dont seul le porteur autorisé connaît l’utilité. « Ce n’est qu’en présentant une clé devant le terminal qu’on en détermine l’usage (bureau, salle de réunion, local technique, etc.), indique Paul Gilardi (Deister Electronics). De cette manière, on ne risque pas d’utilisation abusive, puisqu’une clé perdue ou volée ne renseigne ni sur son possesseur ni sur sa finalité. » De nombreuses solutions d’armoires électroniques sont configurables et programmables, soit à distance à l’aide d’un logiciel de supervision, soit directement sur le terminal de l’armoire. Les possibilités de gestion et d’organisation d’événements sont nombreuses : paramétrage des droits des utilisateurs, blocage sélectif des clés, visualisation en temps réel de la disponibilité des clés, reporting, consultation d’historique des mouvements, libération des clés à distance via le réseau, etc. Mais aussi, génération d’alarmes en cas d’anomalies, envoi de SMS ou de mail au porteur n’ayant pas rendu sa clé à temps.

Une solution économique et complémentaire

Au vu de ces avantages, on imagine facilement les gains de temps engendrés… Et les économies réalisées. En effet, et ce n’est pas le moindre de ses avantages, un système de gestion de clés permet de sécuriser des accès à moindre coût : au lieu d’équiper tous les accès d’un lecteur de badge, un système de gestion des clés propose une solution économique et ce, sans modifier l’organisation des moyens d’accès (ni les clés ni les serrures ne sont à remplacer). Les solutions de gestion de clés viennent-elle pour autant concurrencer les systèmes électroniques de contrôle d’accès ? Daniel Terry : « La gestion de clés est une solution considérée aujourd’hui comme périphérique du contrôle d’accès. Disons que si un accès par badge coûte en moyenne entre 1 000 et 2 000 euros, le coût à la porte d’un système de gestion de clés varie de 60 à 200 euros environ, tout compris (matériel et logiciel). La différence de coût est éloquente. Si bien qu’on envisage les deux systèmes comme complémentaires : un badge permet d’accéder à telle clé qui ouvre telle porte. »

La gamme ProxSafe (Deister Electronics)

Avec ProxSafe, Deister Electronics a développé une gamme complète d’armoires électroniques pour couvrir une vaste palette de besoins : des plus réduits (8 à 16 clés pour le modèle Mini) aux plus étendus (1 024 clés pour le modèle Bancx). Certaines armoires de la gamme ProxSafe sont en outre déclinées en deux versions de porte, à ouverture traditionnelle ou avec volet roulant. Ce dernier choix peut se révéler bien pratique lorsqu’on ne dispose que d’un espace réduit, un couloir par exemple, pour installer une armoire à clés. Produit unique sur le marché, l’armoire Maxx dispose d’un volet roulant à ouverture/fermeture automatique : cette particularité permet de répondre aux problèmes d’alarme constatés en cas de non-fermeture de la porte de l’armoire. L’usage d’une technologie RFID sans contact pour l’accès aux armoires assure un fonctionnement longue durée sans soucis de maintenance (à noter que Deister Electronics et Alcea sont les seuls fabricants du marché à proposer des solutions sans contact, à la différence des autres systèmes basés sur des technologies à contact, employant une puce Dallas).

De plus, la technologie développée sur les produits ProxSafe simplifie la tâche de l’utilisateur : lors du retour de la clé, en présentant le key tag en même temps que son support d’identification, le terminal d’une armoire indique automatiquement l’emplacement où remettre la clé. Les armoires sont pilotables via le logiciel de supervision ProxSafe Commander. Les utilisateurs habilités à se connecter au réseau de l’entreprise, en local ou à distance, disposent ainsi de nombreux outils. L’administrateur est capable de déterminer qui possède telle clé, il peut planifier des autorisations ou des restrictions, libérer des clés à distance, etc. Ce noyau logiciel, interopérable avec les solutions de la plupart des fabricants de contrôle d’accès, permet également d’accueillir des modules pour applications spécifiques : module de réservation pour salles de réunion, module de management de flotte de véhicules.

Du système mécanique…

Le marché de la gestion des clients totalise un nombre réduit d’acteurs, mais la palette de systèmes proposés est assez large et correspond à tous les niveaux de besoins : gestion de 1 à plusieurs centaines de clés, systèmes à verrouillage mécanique ou électronique, gestion autonome ou exploitation centralisée, gestion locale ou distante… Parmi les solutions les plus simples, citons deux systèmes autonomes entièrement mécaniques : KeySafe et Clé Manager, commercialisés sous la marque Gesclés. Le système Keysafe permet d’accueillir une clé unique dans un petit boîtier robuste, verrouillé par un clavier mécanique (plus de 1000 combinaisons possibles). Installé en extérieur, il constitue une solution simple et efficace pour gérer les clés d’un domicile, d’une habitation saisonnière, d’un chantier, etc. Clé Manager est une gamme complète de tableaux et d’armoires à clés (de 1 à 200), entièrement mécaniques et fonctionnant sur le principe du donnant-donnant : l’utilisateur est équipé d’un « peg » de retrait nominatif qu’il doit insérer dans un emplacement situé à côté d’une clé pour pouvoir déverrouiller et retirer celle-ci. Lors de la remise de la clé, il suffit d’effectuer l’opération inverse et récupérer son « peg ».

… à la solution électronique autonome…

Ces armoires dotées d’un dispositif de verrouillage en façade constituent des solutions de gestion simples et fiables. Exploités de manière autonome, ces équipements fournissent néanmoins de nombreuses possibilités. En témoigne le système KeyBox, développé par Gesclés et décliné selon deux modèles : une armoire dont la porte est équipée d’un simple système d’identification par code PIN (ou identification biométrique) et une armoire comportant un affichage avec menu déroulant, autorisant davantage de fonctionnalités (plages horaires, nombre d’utilisateurs). De plus, chaque modèle d’armoire est disponible en plusieurs versions : 1, 2 ou 6 portes. Il est par ailleurs possible d’étendre la capacité d’une armoire par l’ajout de modules esclaves (jusqu’à 15), permettant la gestion de plusieurs centaines de clés. Plusieurs armoires KeyBox peuvent également être exploitées en réseau via le logiciel Keywin. L’armoire autonome ecos keysafe (Ecos systems) conjugue simplicité d’installation, d’utilisation et robustesse pour une exploitation en extérieur. Une solution compacte et ergonomique, capable de gérer jusqu’à 35 emplacements et autorisant une utilisation rapide et sécurisée. Les accès utilisateurs s’effectuent par identification via un écran tactile, en option via une carte ou un porte-clés RFID sans contact. La porte s’ouvre automatiquement une fois la reconnaissance effectuée, les clés accessibles sont alors déverrouillées. Pour gagner en efficacité, une diode permet de repérer les clés concernées.La marque Traka, distribuée en France par A7 Protection, a récemment mis sur le marché l’armoire Traka Touch, solution de gestion entièrement autonome, dotée en façade d’un écran tactile de 7 pouces. Compacte, d’une grande simplicité d’utilisation, Traka Touch fournit une solution prêt à l’emploi pour la gestion de 10 à 120 trousseaux (selon le type d’armoire). L’identification des utilisateurs s’effectue par code, badge, porte-clés RFID ou biométrie. Le logiciel Windows embarqué permet d’accéder aux historiques de mouvements, d’effectuer des recherches et paramétrages rapides, de visualiser et éditer des rapports (export possible via connexion USB).

… jusqu’au système informatisé

Pour des besoins de gestion et/ou de sécurisation supérieurs, les fabricants ont développé des systèmes d’armoires électroniques aux capacités plus étendues. Ces solutions pilotées par un logiciel de supervision, sont conçues pour être exploitées en réseau, mais certaines sont également déclinées en versions autonomes. Elle sont évolutives, tant en capacités d’accueil de clés qu’en possibilités d’exploitation. D’autant que la plupart des fabricants développent, en plus du noyau logiciel de supervision, des modules spécifiques métiers. Enfin, ces solutions peuvent aussi s’interfacer avec un système de contrôle d’accès pour la programmation d’asservissements spécifiques.

Armoires ecos secure et ecos plus (Ecos Systems) : double verrouillage et gestion simplifiée

Les armoires électroniques ecos secure sont conçues sur le principe du verrouillage individuel de chaque trousseau de clés. L’utilisateur n’a donc pas accès aux clés pour lesquelles il n’a pas reçu d’autorisations. Ce principe de distribution sélective et de double verrouillage (armoire + clés) assure ainsi un niveau accru de sécurité et permet de faire cohabiter sans risques des clés associées à différentes autorisations en fonction des utilisateurs. La traçabilité des mouvements de clé est assurée par une puce RFID contenue dans le porte-clés électronique. Le système est ainsi capable de reconnaître chaque puce, son emplacement, son armoire, sa dénomination. La gamme est déclinée en 9 boîtiers, de 10 à 960 emplacements de clés, et permet de gérer les autorisations de 2000 utilisateurs. Avec l’armoire ecos plus, la gestion des autorisations est purement informatique. Cet équipement, dépourvu de système de verrouillage individuel, génère en effet une alarme lorsqu’une clé est retirée par un utilisateur non autorisé. Sans asservissement physique des clés, cette solution se révèle économique et permet ainsi de gérer de grandes quantités de clés. La gamme propose des armoires de 20 à 960 emplacements, capables d’enregistrer jusqu’à 2000 utilisateurs. De par leur conception, les armoires ecos sont particulièrement préconisées pour les centres de télésurveillance, où les utilisateurs sont autorisés à utiliser l’ensemble des clés, qui se chiffrent souvent par centaines. Ces deux solutions sont pilotables via le logiciel de gestion ecos Keyman.Toutes les armoires ecos plus et ecos secure peuvent doubler leur capacité en format « Double Densité » et ainsi gérer jusqu’ à 960 clés dans un seul module.